Текст должностной инструкции на русском языке для должности "Главный администратор"
Предисловие к должностной инструкции
0.1. Документ вступает в силу с момента утверждения.
0.2. Разработчик документа: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.
0.3. Документ согласован: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.
0.4. Периодическая проверка данного документа производится с интервалом, не превышающим 3 года.
1. Общие положения
1.1. Должность "Главный администратор" относится к категории "Руководители".
1.2. Квалификационные требования - полное высшее образование соответствующего направления подготовки (магистр, специалист). Стаж работы по профессиям руководителей низшего уровня соответствующего профессионального направления: для магистра - не менее 2 лет, специалиста - не менее 3 лет.
1.3. Знает и применяет в деятельности:
- законодательные и нормативно-правовые акты в сфере своей деятельности;
- систему и организацию делопроизводства и ведения архивного дела;
- систему организации контроля за исполнением документов;
- систему работы с персоналом;
- управленческие технологии;
- перспективы технического, экономического и социального развития предприятия и отрасли;
- профиль, специализацию и особенности структуры предприятия;
- правила делового этикета и общения;
- основы административного, стратегического и кадрового менеджмента, связей с общественностью, социальной психологии, социологии и организации труда, трудового законодательства;
- информационные технологии, средства вычислительной техники, коммуникаций и связи современного офиса;
- правила и нормы по охраны труда, производственной санитарии и пожарной безопасности.
1.4. Назначается на должность и освобождается от должности приказом по организации (предприятию/учреждению).
1.5. Подчиняется непосредственно _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .
1.6. Руководит работой _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .
1.7. Во время отсутствия, замещается лицом, назначенным в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее выполнение возложенных на него обязанностей.
2. Характеристика работ, задачи и должностные обязанности
2.1. Обеспечивает деятельность административной службы предприятия и несет персональную ответственность перед руководством за выполнение возложенных на него обязанностей.
2.2. Возглавляет и организует работу по обеспечению информационных связей и внутреннего административного координирование деятельности предприятия.
2.3. Формирует информационно-коммуникативную инфраструктуру предприятия.
2.4. Распределяет обязанности между структурными подразделениями службы или ее работниками, направляет, координирует и контролирует их работу.
2.5. Подает предложения руководству относительно структуры административной службы.
2.6. Принимает меры по совершенствованию форм и методов работы персонала.
2.7. Согласовывает и контролирует соблюдение сроков проведения различных мероприятий с их возможным переносом, планирует и организует заседания, организует поездки руководителя и других сотрудников.
2.8. Разрабатывает аналитические, справочные и другие материалы по вопросам, касающимся деятельности предприятия в пределах своей компетенции, обеспечивает руководителя предприятия получением информации и справок административного или организационного характера.
2.9. Участвует в подготовке проектов бюджетов, контролирование расходов, подготовке проектов контрактов и закупочных заказов, а также в разработке перспективных и текущих планов в соответствии с общей стратегии развития предприятия.
2.10. Участвует в формировании мероприятий по определению корпоративной стратегии предприятия и в пределах предоставленных ему полномочий контролирует ее выполнение.
2.11. Контролирует в пределах своих полномочий состояние организационно-распорядительной деятельности на предприятии и в структурных подразделениях.
2.12. Принимает участие в формировании кадровой политики предприятия и контролирует работоспособность персонала.
2.13. Вместе с руководителями структурных подразделений принимает участие в разработке должностных инструкций и правил внутреннего трудового распорядка, принимает меры по обеспечению соответствующих условий труда на рабочих местах.
2.14. Обеспечивает работу по ведению делопроизводства в организации.
2.15. Вместе с руководителями других структурных подразделений разрабатывает и организует работу по внедрению внутренних и внешних стандартов деловых документов.
2.16. В пределах своей компетенции или по поручению руководителя представляет предприятие во всех органах, учреждениях, организациях, средствах массовой информации, осуществляет связи с руководителями органов государственной власти, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций, с физическими лицами, а также во взаимоотношениях с зарубежными партнерами.
2.17. Возглавляет и организует работу по подготовке и проведению мероприятий с участием руководства, организации приема посторонних посетителей.
2.18. Придерживается конфиденциальности в работе со служебными документами в соответствии с требованиями действующего законодательства.
2.19. Знает, понимает и применяет действующие нормативные документы, касающиеся его деятельности.
2.20. Знает и выполняет требования нормативных актов об охране труда и окружающей среды, соблюдает нормы, методы и приемы безопасного выполнения работ.
3. Права
Главный администратор (на коммерческих предприятиях) имеет право:
3.1. Предпринимать действия для предотвращения и устранения случаев любых нарушений или несоответствий.
3.2. Получать все предусмотренные законодательством социальные гарантии.
3.3. Требовать оказание содействия в исполнении своих должностных обязанностей и осуществлении прав.
3.4. Требовать создание организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей и предоставление необходимого оборудования и инвентаря.
3.5. Знакомиться с проектами документов, касающимися его деятельности.
3.6. Запрашивать и получать документы, материалы и информацию, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей и распоряжений руководства.
3.7. Повышать свою профессиональную квалификацию.
3.8. Сообщать обо всех выявленных в процессе своей деятельности нарушениях и несоответствиях и вносить предложения по их устранению.
3.9. Ознакамливаться с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
4. Ответственность
Главный администратор (на коммерческих предприятиях) несет ответственность за:
4.1. Невыполнение или несвоевременное выполнение возложенных настоящей должностной инструкцией обязанностей и (или) неиспользование предоставленных прав.
4.2. Несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
4.3. Разглашение информации об организации (предприятии/учреждении), относящейся к коммерческой тайне.
4.4. Неисполнение или ненадлежащее исполнение требований внутренних нормативных документов организации (предприятия/учреждения) и законных распоряжений руководства.
4.5. Правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.
4.6. Причинение материального ущерба организации (предприятию/учреждению) в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.
4.7. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
Текст посадової інструкції українською мовою для посади "Головний адміністратор"
Передмова до посадової інструкції
0.1. Документ набирає в чинності з моменту затвердження.
0.2. Розробник документу: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.
0.3. Документ узгоджений: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.
0.4. Періодична перевірка даного документу здійснюється з інтервалом, що не перевищує 3 роки.
1. Загальні положення
1.1. Посада "Головний адміністратор" відноситься до категорії "Керівники".
1.2. Кваліфікаційні вимоги - повна вища освіта відповідного напряму підготовки (магістр, спеціаліст). Стаж роботи за професіями керівників нижчого рівня відповідного професійного спрямування: для магістра - не менше 2 років, спеціаліста - не менше 3 років.
1.3. Знає та застосовує у діяльності:
- законодавчі та нормативно-правові акти у сфері своєї діяльності;
- систему й організацію діловодства та ведення архівної справи;
- систему організації контролю за виконанням документів;
- систему роботи з персоналом;
- управлінські технології;
- перспективи технічного, економічного й соціального розвитку підприємства та галузі;
- профіль, спеціалізацію та особливості структури підприємства;
- правила ділового етикету та спілкування;
- основи адміністративного, стратегічного та кадрового менеджменту, зв'язків з громадськістю, соціальної психології, соціології та організації праці, трудового законодавства;
- інформаційні технології, засоби обчислювальної техніки, комунікацій та зв'язку сучасного офісу;
- правила та норми з охорони праці, виробничої санітарії та пожежної безпеки.
1.4. Призначається на посаду та звільняється з посади наказом по організації (підприємству/організації).
1.5. Підпорядковується безпосередньо _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .
1.6. Керує роботою _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .
1.7. Під час відсутності, заміщається особою, призначеною в установленому порядку, яка набуває відповідних прав і несе відповідальність за належне виконання покладених на нього обов'язків.
2. Характеристика робіт, завдання та посадові обов'язки
2.1. Забезпечує діяльність адміністративної служби підприємства та несе персональну відповідальність перед керівництвом за виконання покладених на нього обов'язків.
2.2. Очолює та організовує роботу щодо забезпечення інформаційних зв'язків та внутрішнього адміністративного координування діяльності підприємства.
2.3. Формує інформаційно-комунікативну інфраструктуру підприємства.
2.4. Розподіляє обов'язки між структурними підрозділами служби чи її працівниками, спрямовує, координує та контролює їх роботу.
2.5. Подає пропозиції керівництву щодо структури адміністративної служби.
2.6. Вживає заходів щодо вдосконалення форм і методів роботи персоналу.
2.7. Погоджує та контролює додержання термінів проведення різних заходів з їх можливим перенесенням, планує та організовує засідання, організовує поїздки керівника та інших працівників.
2.8. Розробляє аналітичні, довідкові та інші матеріали з питань, що стосуються діяльності підприємства в межах своєї компетенції, забезпечує керівника підприємства отриманням інформації та довідок адміністративного або організаційного характеру.
2.9. Бере участь у підготовці проектів бюджетів, контролюванні витрат, підготовці проектів контрактів та закупівельних замовлень, а також у розробленні перспективних та поточних планів відповідно до загальної стратегії розвитку підприємства.
2.10. Бере участь у формуванні заходів щодо визначення корпоративної стратегії підприємства та в межах наданих йому повноважень контролює її виконання.
2.11. Контролює у межах своїх повноважень стан організаційно-розпорядчої діяльності на підприємстві та у структурних підрозділах.
2.12. Бере участь у формуванні кадрової політики підприємства та контролює дієздатність персоналу.
2.13. Разом з керівниками структурних підрозділів бере участь у розробленні посадових інструкцій і правил внутрішнього трудового розпорядку, вживає заходів щодо забезпечення відповідних умов праці на робочих місцях.
2.14. Забезпечує роботу з ведення діловодства в організації.
2.15. Разом з керівниками інших структурних підрозділів розробляє та організовує роботу з упровадження внутрішніх та зовнішніх стандартів ділових документів.
2.16. У межах своєї компетенції або за дорученням керівника представляє підприємство в усіх органах, установах, організаціях, засобах масової інформації, здійснює зв'язки з керівниками органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, із фізичними особами, а також у взаємовідносинах із зарубіжними партнерами.
2.17. Очолює та організовує роботу з підготовки й проведення заходів за участю керівництва, організації прийому сторонніх відвідувачів.
2.18. Дотримується конфіденційності в роботі з службовими документами відповідно до вимог чинного законодавства.
2.19. Знає, розуміє і застосовує діючі нормативні документи, що стосуються його діяльності.
2.20. Знає і виконує вимоги нормативних актів про охорону праці та навколишнього середовища, дотримується норм, методів і прийомів безпечного виконання робіт.
3. Права
Головний адміністратор (на комерційних підприємствах) має право:
3.1. Вживати дії для запобігання та усунення випадків будь-яких порушень або невідповідностей.
3.2. Отримувати всі передбачені законодавством соціальні гарантії.
3.3. Вимагати сприяння у виконанні своїх посадових обов'язків і здійсненні прав.
3.4. Вимагати створення організаційно-технічних умов, необхідних для виконання посадових обов'язків та надання необхідного обладнання та інвентарю.
3.5. Знайомитися з проектами документів, що стосуються його діяльності.
3.6. Запитувати і отримувати документи, матеріали та інформацію, необхідні для виконання своїх посадових обов'язків і розпоряджень керівництва.
3.7. Підвищувати свою професійну кваліфікацію.
3.8. Повідомляти про виявлені в процесі своєї діяльності порушення і невідповідності і вносити пропозиції щодо їх усунення.
3.9. Ознайомлюватися з документами, що визначають права та обов'язки за займаною посадою, критерії оцінки якості виконання посадових обов'язків.
4. Відповідальність
Головний адміністратор (на комерційних підприємствах) несе відповідальність за:
4.1. Невиконання або несвоєчасне виконання покладених цією посадовою інструкцією обов`язків та (або) невикористання наданих прав.
4.2. Недотримання правил внутрішнього трудового розпорядку, охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.
4.3. Розголошення інформації про організацію (підприємство/установу), що відноситься до комерційної таємниці.
4.4. Невиконання або неналежне виконання вимог внутрішніх нормативних документів організації (підприємства/установи) та законних розпоряджень керівництва.
4.5. Правопорушення, скоєні в процесі своєї діяльності, в межах, встановлених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством.
4.6. Завдання матеріального збитку організації (підприємству/установі) в межах, встановлених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством.
4.7. Неправомірне використання наданих службових повноважень, а також використання їх в особистих цілях.