Текст должностной инструкции на русском языке для должности "Менеджер по административной деятельности"
Предисловие к должностной инструкции
0.1. Документ вступает в силу с момента утверждения.
0.2. Разработчик документа: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.
0.3. Документ согласован: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.
0.4. Периодическая проверка данного документа производится с интервалом, не превышающим 3 года.
1. Общие положения
1.1. Должность "Менеджер по административной деятельности" относится к категории "Руководители".
1.2. Квалификационные требования - полное высшее образование направления подготовки "Административный менеджмент" (магистр, специалист) без требований к стажу работы или полное высшее образование (магистр, специалист), стаж работы по специальности - не менее 2 лет и последипломное образование по направлению "Административный менеджмент".
1.3. Знает и применяет в деятельности:
- законодательные и нормативно-правовые акты;
- систему и организацию делопроизводства и ведения архивного дела;
- систему организации контроля за исполнением документов;
- систему работы с персоналом;
- управленческие технологии;
- перспективы технического, экономического и социального развития отрасли;
- профиль, специализацию и особенности структуры предприятия, учреждения, организации;
- деловой украинский язык;
- правила делового этикета и общения;
- основы административного, стратегического, проектного и кадрового менеджмента, связей с общественностью, социальной психологии, педагогики, социологии и экономики труда, трудового законодательства;
- инструментальные средства современного офиса (информационные технологии и средства оргтехники);
- правила и распорядок защиты персонала и объектов хозяйствования;
- правила и нормы охраны труда, пожарной безопасности и производственной санитарии.
1.4. Назначается на должность и освобождается от должности приказом по организации (предприятию/учреждению).
1.5. Подчиняется непосредственно _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .
1.6. Руководит работой _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .
1.7. Во время отсутствия, замещается лицом, назначенным в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее выполнение возложенных на него обязанностей.
2. Характеристика работ, задачи и должностные обязанности
2.1. Осуществляет руководство деятельностью административной службы предприятия, учреждения, организации и несет персональную ответственность перед руководством за выполнение возложенных на него обязанностей.
2.2. Возглавляет и организует работу по обеспечению деятельности предприятия внутренним административным координированием и информационными связями.
2.3. Формирует информационно-коммуникативную инфраструктуру предприятия, учреждения, организации.
2.4. Распределяет обязанности между структурными подразделениями службы или ее работниками, направляет, координирует и контролирует их работу.
2.5. Подает предложения руководству относительно структуры административной службы.
2.6. Принимает меры по совершенствованию форм и методов работы персонала.
2.7. Организует, регулирует и контролирует проведение информационно-аналитической работы предприятия, учреждения, организации.
2.8. Разрабатывает аналитические, справочные и другие материалы по вопросам, касающимся деятельности предприятия, учреждения, организации в пределах своей компетенции.
2.9. Готовит аналитические справки, предложения, доклады, отчеты на основе анализа показателей развития предприятия, учреждения, организации или подчиненного структурного подразделения.
2.10. Вместе с руководителями структурных подразделений участвует в разработке перспективных и текущих планов в соответствии с общей стратегии развития предприятия, учреждения, организации.
2.11. Проводит мониторинг эффективности выбранной стратегии, на основе которого разрабатывает рекомендации относительно перспектив развития предприятия, учреждения, организации и их структурных подразделений.
2.12. Участвует в формировании мероприятий по определению корпоративной стратегии предприятия, учреждения, организации и в пределах предоставленных ему полномочий контролирует ее выполнение.
2.13. В пределах делегированных полномочий контролирует состояние организационно-распорядительной деятельности в организации и структурных подразделениях.
2.14. Принимает участие в организации комплекса мер по обеспечению защиты персонала.
2.15. Принимает участие в формировании кадровой политики предприятия, учреждения, организации и контролирует работоспособность персонала.
2.16. Вместе с руководителями структурных подразделений разрабатывает должностные инструкции и правила внутреннего трудового распорядка, принимает меры по обеспечению соответствующих условий труда на рабочих местах.
2.17. Обеспечивает заключение и исполнение коллективного договора.
2.18. Обеспечивает работу по ведению делопроизводства в организации.
2.19. Вместе с руководителями других структурных подразделений разрабатывает и организует работу по внедрению внутренних и внешних стандартов деловых документов.
2.20. В пределах своей компетенции или по поручению руководителя представляет предприятие, учреждение, организацию во всех органах, учреждениях, организациях, средствах массовой информации, осуществляет связи с руководителями органов государственной власти, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций, с физическими лицами, а также во взаимоотношениях с зарубежными партнерами.
2.21. В пределах своих полномочий издает распоряжения и поручения, которые являются обязательными для выполнения всеми работниками, подписывает и визирует документы.
2.22. Возглавляет и организует работу по подготовке и проведению мероприятий с участием руководства.
2.23. Знает, понимает и применяет действующие нормативные документы, касающиеся его деятельности.
2.24. Знает и выполняет требования нормативных актов об охране труда и окружающей среды, соблюдает нормы, методы и приемы безопасного выполнения работ.
3. Права
Менеджер (управляющий) по административной деятельности (обработка металлов) имеет право:
3.1. Предпринимать действия для предотвращения и устранения случаев любых нарушений или несоответствий.
3.2. Получать все предусмотренные законодательством социальные гарантии.
3.3. Требовать оказание содействия в исполнении своих должностных обязанностей и осуществлении прав.
3.4. Требовать создание организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей и предоставление необходимого оборудования и инвентаря.
3.5. Знакомиться с проектами документов, касающимися его деятельности.
3.6. Запрашивать и получать документы, материалы и информацию, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей и распоряжений руководства.
3.7. Повышать свою профессиональную квалификацию.
3.8. Сообщать обо всех выявленных в процессе своей деятельности нарушениях и несоответствиях и вносить предложения по их устранению.
3.9. Ознакамливаться с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
4. Ответственность
Менеджер (управляющий) по административной деятельности (обработка металлов) несет ответственность за:
4.1. Невыполнение или несвоевременное выполнение возложенных настоящей должностной инструкцией обязанностей и (или) неиспользование предоставленных прав.
4.2. Несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
4.3. Разглашение информации об организации (предприятии/учреждении), относящейся к коммерческой тайне.
4.4. Неисполнение или ненадлежащее исполнение требований внутренних нормативных документов организации (предприятия/учреждения) и законных распоряжений руководства.
4.5. Правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.
4.6. Причинение материального ущерба организации (предприятию/учреждению) в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.
4.7. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
Текст посадової інструкції українською мовою для посади "Менеджер з адміністративної діяльності"
Передмова до посадової інструкції
0.1. Документ набирає в чинності з моменту затвердження.
0.2. Розробник документу: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.
0.3. Документ узгоджений: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.
0.4. Періодична перевірка даного документу здійснюється з інтервалом, що не перевищує 3 роки.
1. Загальні положення
1.1. Посада "Менеджер з адміністративної діяльності" відноситься до категорії "Керівники".
1.2. Кваліфікаційні вимоги - повна вища освіта напряму підготовки "Адміністративний менеджмент" (магістр, спеціаліст) без вимог до стажу роботи або повна вища освіта (магістр, спеціаліст), стаж роботи за фахом - не менше 2 років та післядипломна освіта за напрямом "Адміністративний менеджмент".
1.3. Знає та застосовує у діяльності:
- законодавчі та нормативно-правові акти;
- систему і організацію діловодства та ведення архівної справи;
- систему організації контролю за виконанням документів;
- систему роботи з персоналом;
- управлінські технології;
- перспективи технічного, економічного і соціального розвитку галузі;
- профіль, спеціалізацію та особливості структури підприємства, установи, організації;
- ділову українську мову;
- правила ділового етикету та спілкування;
- основи адміністративного, стратегічного, проектного та кадрового менеджменту, зв'язків з громадськістю, соціальної психології, педагогіки, соціології та економіки праці, трудового законодавства;
- інструментальні засоби сучасного офісу (інформаційні технології та засоби оргтехніки);
- правила і розпорядок захисту персоналу та об'єктів господарювання;
- правила та норми охорони праці, пожежної безпеки та виробничої санітарії.
1.4. Призначається на посаду та звільняється з посади наказом по організації (підприємству/організації).
1.5. Підпорядковується безпосередньо _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .
1.6. Керує роботою _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .
1.7. Під час відсутності, заміщається особою, призначеною в установленому порядку, яка набуває відповідних прав і несе відповідальність за належне виконання покладених на нього обов'язків.
2. Характеристика робіт, завдання та посадові обов'язки
2.1. Здійснює керівництво діяльністю адміністративної служби підприємства, установи, організації та несе персональну відповідальність перед керівництвом за виконання покладених на нього обов'язків.
2.2. Очолює та організовує роботу щодо забезпечення діяльності підприємства внутрішнім адміністративним координуванням та інформаційними зв'язками.
2.3. Формує інформаційно-комунікативну інфраструктуру підприємства, установи, організації.
2.4. Розподіляє обов'язки між структурними підрозділами служби чи її працівниками, спрямовує, координує та контролює їх роботу.
2.5. Подає пропозиції керівництву щодо структури адміністративної служби.
2.6. Вживає заходів щодо вдосконалення форм і методів роботи персоналу.
2.7. Організовує, регулює та контролює проведення інформаційно-аналітичної роботи підприємства, установи, організації.
2.8. Розробляє аналітичні, довідкові та інші матеріали з питань, що стосуються діяльності підприємства, установи, організації в межах своєї компетенції.
2.9. Готує аналітичні довідки, пропозиції, доповіді, звіти на основі аналізу показників розвитку підприємства, установи, організації або підпорядкованого структурного підрозділу.
2.10. Разом з керівниками структурних підрозділів бере участь у розробленні перспективних та поточних планів відповідно до загальної стратегії розвитку підприємства, установи, організації.
2.11. Проводить моніторинг ефективності обраної стратегії, на основі якого розробляє рекомендації щодо перспектив розвитку підприємства, установи, організації та їх структурних підрозділів.
2.12. Бере участь у формуванні заходів щодо визначення корпоративної стратегії підприємства, установи, організації та в межах наданих йому повноважень контролює її виконання.
2.13. У межах делегованих повноважень контролює стан організаційно-розпорядчої діяльності в організації та структурних підрозділах.
2.14. Бере участь в організації комплексу заходів щодо забезпечення захисту персоналу.
2.15. Бере участь у формуванні кадрової політики підприємства, установи, організації та контролює дієздатність персоналу.
2.16. Разом з керівниками структурних підрозділів розробляє посадові інструкції і правила внутрішнього трудового розпорядку, вживає заходів щодо забезпечення відповідних умов праці на робочих місцях.
2.17. Забезпечує укладання і виконання колективного договору.
2.18. Забезпечує роботу з ведення діловодства в організації.
2.19. Разом з керівниками інших структурних підрозділів розробляє та організовує роботу з упровадження внутрішніх та зовнішніх стандартів ділових документів.
2.20. У межах своєї компетенції або за дорученням керівника представляє підприємство, установу, організацію в усіх органах, установах, організаціях, засобах масової інформації, здійснює зв'язки з керівниками органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, із фізичними особами, а також у взаємовідносинах із зарубіжними партнерами.
2.21. У межах своїх повноважень видає розпорядження і доручення, які є обов'язковими для виконання всіма працівниками, підписує та візує документи.
2.22. Очолює та організовує роботу з підготовки та проведення заходів за участю керівництва.
2.23. Знає, розуміє і застосовує діючі нормативні документи, що стосуються його діяльності.
2.24. Знає і виконує вимоги нормативних актів про охорону праці та навколишнього середовища, дотримується норм, методів і прийомів безпечного виконання робіт.
3. Права
Менеджер (управитель) з адміністративної діяльності (обробка металів) має право:
3.1. Вживати дії для запобігання та усунення випадків будь-яких порушень або невідповідностей.
3.2. Отримувати всі передбачені законодавством соціальні гарантії.
3.3. Вимагати сприяння у виконанні своїх посадових обов'язків і здійсненні прав.
3.4. Вимагати створення організаційно-технічних умов, необхідних для виконання посадових обов'язків та надання необхідного обладнання та інвентарю.
3.5. Знайомитися з проектами документів, що стосуються його діяльності.
3.6. Запитувати і отримувати документи, матеріали та інформацію, необхідні для виконання своїх посадових обов'язків і розпоряджень керівництва.
3.7. Підвищувати свою професійну кваліфікацію.
3.8. Повідомляти про виявлені в процесі своєї діяльності порушення і невідповідності і вносити пропозиції щодо їх усунення.
3.9. Ознайомлюватися з документами, що визначають права та обов'язки за займаною посадою, критерії оцінки якості виконання посадових обов'язків.
4. Відповідальність
Менеджер (управитель) з адміністративної діяльності (обробка металів) несе відповідальність за:
4.1. Невиконання або несвоєчасне виконання покладених цією посадовою інструкцією обов`язків та (або) невикористання наданих прав.
4.2. Недотримання правил внутрішнього трудового розпорядку, охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.
4.3. Розголошення інформації про організацію (підприємство/установу), що відноситься до комерційної таємниці.
4.4. Невиконання або неналежне виконання вимог внутрішніх нормативних документів організації (підприємства/установи) та законних розпоряджень керівництва.
4.5. Правопорушення, скоєні в процесі своєї діяльності, в межах, встановлених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством.
4.6. Завдання матеріального збитку організації (підприємству/установі) в межах, встановлених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством.
4.7. Неправомірне використання наданих службових повноважень, а також використання їх в особистих цілях.