Текст должностной инструкции на русском языке для должности "Старший делопроизводитель"
Предисловие к должностной инструкции
0.1. Документ вступает в силу с момента утверждения.
0.2. Разработчик документа: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.
0.3. Документ согласован: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.
0.4. Периодическая проверка данного документа производится с интервалом, не превышающим 3 года.
1. Общие положения
1.1. Должность "Старший делопроизводитель" относится к категории "Технические служащие".
1.2. Квалификационные требования - неполное высшее образование соответствующего направления подготовки по образовательно-квалификационному уровню младшего специалиста. Стаж работы по специальности не менее 1 года.
1.3. Знает и применяет в деятельности:
- Конституцию Украины, акты законодательства, касающиеся службы и деятельности органа Госспецсвязи, Дисциплинарный устав, другие нормативно-правовые акты, методические и другие руководящие материалы по организации и ведению делопроизводства;
- практику применения законодательства по вопросам, относящимся к его компетенции;
- инструкции по делопроизводству;
- нормативные стандарты системы организационно-распорядительной документации;
- порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
- основы государственного управления и права;
- виды и формы отчетности;
- правила служебного этикета;
- соответствующие профессиональным задачам средства программного обеспечения;
- правила охраны труда и противопожарной защиты. Должен владеть государственным языком.
1.4. Назначается на должность и освобождается от должности приказом по организации (предприятию/учреждению).
1.5. Подчиняется непосредственно _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .
1.6. Руководит работой _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .
1.7. Во время отсутствия, замещается лицом, назначенным в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее выполнение возложенных на него обязанностей.
2. Характеристика работ, задачи и должностные обязанности
2.1. Организует работу, связанную с обработкой зарегистрированной документации в органе Госспецсвязи.
2.2. Контролирует прием и регистрацию корреспонденции.
2.3. Согласно резолюций и приказов руководства передает документы на исполнение.
2.4. Осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
2.5. Обеспечивает отправку соответствующей документации адресатам.
2.6. Ведет учет полученной и отправленной корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
2.7. Организует подготовку и сдачу в архив соответствующей документации, составляет описи дел, поступающих на хранение в архив.
2.8. Обеспечивает хранение служебной документации.
2.9. Несет ответственность за операции с базами данных на компьютерном оборудовании (введение, обработка, накопление, систематизация, вывод информации).
2.10. Контролирует готовность к работе компьютерного оборудования.
2.11. Управляет режимами работы периферийного оборудования в соответствии с заданиями (подготовка текстовых и графических документов, таблиц, перечней, списков и т.д.).
2.12. Докладывает о выявленных отклонениях от установленных норм функционирования компьютерного оборудования.
2.13. Знает, понимает и применяет действующие нормативные документы, касающиеся его деятельности.
2.14. Знает и выполняет требования нормативных актов об охране труда и окружающей среды, соблюдает нормы, методы и приемы безопасного выполнения работ.
3. Права
Старший делопроизводитель (секретное делопроизводство) имеет право:
3.1. Предпринимать действия для предотвращения и устранения случаев любых нарушений или несоответствий.
3.2. Получать все предусмотренные законодательством социальные гарантии.
3.3. Требовать оказание содействия в исполнении своих должностных обязанностей и осуществлении прав.
3.4. Требовать создание организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей и предоставление необходимого оборудования и инвентаря.
3.5. Знакомиться с проектами документов, касающимися его деятельности.
3.6. Запрашивать и получать документы, материалы и информацию, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей и распоряжений руководства.
3.7. Повышать свою профессиональную квалификацию.
3.8. Сообщать обо всех выявленных в процессе своей деятельности нарушениях и несоответствиях и вносить предложения по их устранению.
3.9. Ознакамливаться с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
4. Ответственность
Старший делопроизводитель (секретное делопроизводство) несет ответственность за:
4.1. Невыполнение или несвоевременное выполнение возложенных настоящей должностной инструкцией обязанностей и (или) неиспользование предоставленных прав.
4.2. Несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
4.3. Разглашение информации об организации (предприятии/учреждении), относящейся к коммерческой тайне.
4.4. Неисполнение или ненадлежащее исполнение требований внутренних нормативных документов организации (предприятия/учреждения) и законных распоряжений руководства.
4.5. Правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.
4.6. Причинение материального ущерба организации (предприятию/учреждению) в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.
4.7. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
5. Специализация
5.1. Имеет право: получать в соответствии с установленным порядком информацию, необходимую для выполнения служебных обязанностей; вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию соответствующей работы; принимать участие в совещаниях, собраниях, семинарах по вопросам, относящимся к его компетенции.
Текст посадової інструкції українською мовою для посади "Старший діловод"
Передмова до посадової інструкції
0.1. Документ набирає в чинності з моменту затвердження.
0.2. Розробник документу: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.
0.3. Документ узгоджений: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.
0.4. Періодична перевірка даного документу здійснюється з інтервалом, що не перевищує 3 роки.
1. Загальні положення
1.1. Посада "Старший діловод" відноситься до категорії "Технічні службовці".
1.2. Кваліфікаційні вимоги - неповна вища освіта відповідного напряму підготовки за освітньо-кваліфікаційним рівнем молодшого спеціаліста. Стаж роботи за фахом не менше 1 року.
1.3. Знає та застосовує у діяльності:
- Конституцію України, акти законодавства, що стосуються служби та діяльності органу Держспецзв’язку, Дисциплінарний статут, інші нормативно-правові акти, методичні та інші керівні матеріали з організації та ведення діловодства;
- практику застосування законодавства з питань, що належать до його компетенції;
- інструкції з діловодства;
- нормативні стандарти системи організаційно-розпорядчої документації;
- порядок контролю за проходженням службових документів і матеріалів;
- основи державного управління та права;
- види та форми звітності;
- правила службового етикету;
- відповідні фаховим завданням засоби програмного забезпечення;
- правила охорони праці та протипожежного захисту. Повинен володіти державною мовою.
1.4. Призначається на посаду та звільняється з посади наказом по організації (підприємству/організації).
1.5. Підпорядковується безпосередньо _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .
1.6. Керує роботою _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .
1.7. Під час відсутності, заміщається особою, призначеною в установленому порядку, яка набуває відповідних прав і несе відповідальність за належне виконання покладених на нього обов'язків.
2. Характеристика робіт, завдання та посадові обов'язки
2.1. Організовує роботу, пов’язану з обробкою зареєстрованої документації в органі Держспецзв’язку.
2.2. Контролює приймання та реєстрацію кореспонденції.
2.3. Відповідно до резолюцій та наказів керівництва передає документи на виконання.
2.4. Здійснює контроль за їх виконанням, видає необхідні довідки щодо зареєстрованих документів.
2.5. Забезпечує відправлення відповідної документації адресатам.
2.6. Веде облік отриманої та надісланої кореспонденції, систематизує і зберігає документи поточного архіву.
2.7. Організовує підготовку та здавання до архіву відповідної документації, складає описи справ, що надходять для зберігання до архіву.
2.8. Забезпечує зберігання службової документації.
2.9. Несе відповідальність за операції з базами даних на комп’ютерному устаткуванні (введення, опрацювання, накопичення, систематизація, виведення інформації).
2.10. Контролює готовність до роботи комп’ютерного устаткування.
2.11. Керує режимами роботи периферійного устаткування згідно із завданнями (підготовка текстових і графічних документів, таблиць, переліків, списків тощо).
2.12. Доповідає про виявлені відхилення від установлених норм функціонування комп’ютерного устаткування.
2.13. Знає, розуміє і застосовує діючі нормативні документи, що стосуються його діяльності.
2.14. Знає і виконує вимоги нормативних актів про охорону праці та навколишнього середовища, дотримується норм, методів і прийомів безпечного виконання робіт.
3. Права
Старший діловод (секретне діловодство) має право:
3.1. Вживати дії для запобігання та усунення випадків будь-яких порушень або невідповідностей.
3.2. Отримувати всі передбачені законодавством соціальні гарантії.
3.3. Вимагати сприяння у виконанні своїх посадових обов'язків і здійсненні прав.
3.4. Вимагати створення організаційно-технічних умов, необхідних для виконання посадових обов'язків та надання необхідного обладнання та інвентарю.
3.5. Знайомитися з проектами документів, що стосуються його діяльності.
3.6. Запитувати і отримувати документи, матеріали та інформацію, необхідні для виконання своїх посадових обов'язків і розпоряджень керівництва.
3.7. Підвищувати свою професійну кваліфікацію.
3.8. Повідомляти про виявлені в процесі своєї діяльності порушення і невідповідності і вносити пропозиції щодо їх усунення.
3.9. Ознайомлюватися з документами, що визначають права та обов'язки за займаною посадою, критерії оцінки якості виконання посадових обов'язків.
4. Відповідальність
Старший діловод (секретне діловодство) несе відповідальність за:
4.1. Невиконання або несвоєчасне виконання покладених цією посадовою інструкцією обов`язків та (або) невикористання наданих прав.
4.2. Недотримання правил внутрішнього трудового розпорядку, охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.
4.3. Розголошення інформації про організацію (підприємство/установу), що відноситься до комерційної таємниці.
4.4. Невиконання або неналежне виконання вимог внутрішніх нормативних документів організації (підприємства/установи) та законних розпоряджень керівництва.
4.5. Правопорушення, скоєні в процесі своєї діяльності, в межах, встановлених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством.
4.6. Завдання матеріального збитку організації (підприємству/установі) в межах, встановлених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством.
4.7. Неправомірне використання наданих службових повноважень, а також використання їх в особистих цілях.
5. Спеціалізація
5.1. Має право: отримувати згідно з установленим порядком інформацію, необхідну для виконання службових обов’язків; вносити на розгляд керівництва пропозиції щодо удосконалення відповідної роботи; брати участь у нарадах, зборах, семінарах з питань, що належать до його компетенції.