Кваліфікаційні вимоги - Начальник відділу (сектору) нетаємного діловодства

Кваліфікаційні вимоги
Повна вища освіта відповідного професійного спрямування за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра, спеціаліста. Післядипломна освіта у сфері управління. Стаж роботи у сфері діловодства не менше 2 років або на керівних посадах в інших сферах економічної діяльності не менше 5 років.

Знає та застосовує у діяльності: Конституцію України, законодавство України та нормативно-правові акти Держспецзв’язку з питань, що стосуються організації діловодства, Дисциплінарний статут, державну систему діловодства, стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації; структуру Держспецзв’язку; організацію діловодства та схеми документообігу; порядок складання номенклатури справ, описів справ постійного та тимчасового зберігання, встановленої звітності; терміни та порядок передавання справ до архіву; системи організації контролю за виконанням документів; організаційну техніку та інші технічні засоби управлінської праці у сфері діловодства; основи економіки, організації виробництва, праці та управління; основи трудового законодавства; правила ділового етикету; правила і норми охорони праці та протипожежного захисту; основні принципи роботи на комп`ютері та відповідні програмні засоби. Повинен володіти державною мовою.

Характеристика робіт, завдання та посадові обов'язки
Керує та організовує роботу особового складу відділу (сектору) щодо ведення нетаємного діловодства в органі Держспецзв’язку. Розроблює та впроваджує проекти інструкцій з ведення діловодства та технологічних процесів роботи з документами та іншими інформаційними матеріалами, що надходять до відділу (сектору) нетаємного діловодства. Здійснює методичне керівництво з організації діловодства в органі Держспецзв’язку. Забезпечує своєчасне оброблення вхідної та вихідної кореспонденції, її доставляння за призначенням. Організовує роботу щодо реєстрації, обліку та передавання до відповідних структурних підрозділів органу Держспецзв’язку наказів та розпоряджень керівництва та інших документів нетаємного діловодства. Контролює дотримання встановлених правил формування, зберігання та своєчасного здавання справ до архіву, підготовки довідок про дотримання термінів виконання документів. Забезпечує друкування та розмножування службових документів, оформлення документів на відрядження та реєстрацію особового складу (представників інших підприємств, установ, організацій), який прибуває у відрядження до органу Держспецзв’язку. Бере участь у плануванні, організації та вдосконаленні діяльності ділянок нетаємного діловодства Держспецзв’язку. Розроблює уніфіковані системи документації різного призначення, організовує впровадження та ведення системи документації на електронних носіях. Вживає заходів щодо впорядкування складу документів та інформаційних показників, скорочення їх кількості, готує пропозиції щодо забезпечення оптимізації документообігу. Вивчає та узагальнює передовий вітчизняний та світовий досвід у сфері документального забезпечення, бере участь у розробці нормативно-методичних матеріалів з документального забезпечення. Вживає заходів щодо забезпечення особового складу відділу (сектору) нетаємного діловодства органу Держспецзв’язку необхідними інструктивними та довідковими матеріалами, оргтехнікою та іншими засобами, необхідними для виконання службових обов’язків, сприяє підвищенню його кваліфікації.

Спеціалізація
Має право: за дорученням керівництва представляти відділ (сектор) в інших органах Держспецзв’язку, органах державної влади, органах місцевого самоврядування з питань організації та ведення діловодства; здійснювати у межах своїх повноважень та встановленого регламенту ділове листування з органами виконавчої влади, місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями; у встановленому порядку отримувати статистичні та оперативні дані, необхідні для виконання службових обов’язків; вносити пропозиції керівництву з питань удосконалення роботи з ведення нетаємного діловодства; вживати заходів щодо заохочення та накладення стягнень на особовий склад відділу (сектору) нетаємного діловодства.