| Инструкция для должности "Заведующий канцелярией", представленная на сайте www.borovik.com, соответствует требованиям документа - "СПРАВОЧНИК квалификационных характеристик профессий работников. Выпуск 1. Профессии работников, являющиеся общими для всех видов экономической деятельности", который утвержден приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 29 декабря 2004 г. N 336. Статус документа - 'действующий'. | |
Предисловие к должностной инструкции
0.1. Документ вступает в силу с момента утверждения.
0.2. Разработчик документа: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.
0.3. Документ согласован: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.
0.4. Периодическая проверка данного документа производится с интервалом, не превышающим 3 года.
1. Общие положения
1.1. Должность "Заведующий канцелярией" относится к категории "Руководители".
1.2. Квалификационные требования - базовое или неполное высшее образование соответствующего направления подготовки (бакалавр или младший специалист). Стаж работы в службе делопроизводства - не менее 1 года.
1.3. Знает и применяет в деятельности:
- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;
- государственную систему делопроизводства;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- структуру предприятия, учреждения, организации;
- организацию делопроизводства, порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности, сроки и порядок передачи дел в архив;
- схемы документооборота;
- порядок разработки номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
- сроки и порядок сдачи дел в архив системы организации контроля за исполнением документов;
- организационную технику и другие технические средства управленческого труда;
- основы экономики, организации производства, труда и управления;
- основы трудового законодательства.
1.4. Заведующий канцелярией назначается на должность и освобождается от должности приказом по организации (предприятию/учреждению).
1.5. Заведующий канцелярией подчиняется непосредственно _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .
1.6. Заведующий канцелярией руководит работой _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .
1.7. Заведующий канцелярией во время отсутствия, замещается лицом, назначенным в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее выполнение возложенных на него обязанностей.
2. Характеристика работ, задачи и должностные обязанности
2.1. Организует работу канцелярии.
2.2. Обеспечивает своевременную обработку входящей и исходящей корреспонденции и доставляет её по назначению.
2.3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
2.4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
2.5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение.
2.6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.
2.7. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовкой справок о соблюдении сроков исполнения документов.
2.8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.
2.9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний, организует их техническое обслуживание, оформляет документы на командировку, регистрирует работников, прибывающих в командировку на предприятие, в учреждение, организацию.
2.10. Руководит работниками канцелярии.
2.11. Знает, понимает и применяет действующие нормативные документы, касающиеся его деятельности.
2.12. Знает и выполняет требования нормативных актов об охране труда и окружающей среды, соблюдает нормы, методы и приемы безопасного выполнения работ.
3. Права
3.1. Заведующий канцелярией имеет право предпринимать действия для предотвращения и устранения случаев любых нарушений или несоответствий.
3.2. Заведующий канцелярией имеет право получать все предусмотренные законодательством социальные гарантии.
3.3. Заведующий канцелярией имеет право требовать оказание содействия в исполнении своих должностных обязанностей и осуществлении прав.
3.4. Заведующий канцелярией имеет право требовать создание организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей и предоставление необходимого оборудования и инвентаря.
3.5. Заведующий канцелярией имеет право знакомиться с проектами документов, касающимися его деятельности.
3.6. Заведующий канцелярией имеет право запрашивать и получать документы, материалы и информацию, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей и распоряжений руководства.
3.7. Заведующий канцелярией имеет право повышать свою профессиональную квалификацию.
3.8. Заведующий канцелярией имеет право сообщать обо всех выявленных в процессе своей деятельности нарушениях и несоответствиях и вносить предложения по их устранению.
3.9. Заведующий канцелярией имеет право ознакамливаться с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
4. Ответственность
4.1. Заведующий канцелярией несет ответственность за невыполнение или несвоевременное выполнение возложенных настоящей должностной инструкцией обязанностей и (или) неиспользование предоставленных прав.
4.2. Заведующий канцелярией несет ответственность за несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
4.3. Заведующий канцелярией несет ответственность за разглашение информации об организации (предприятии/учреждении), относящейся к коммерческой тайне.
4.4. Заведующий канцелярией несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение требований внутренних нормативных документов организации (предприятия/учреждения) и законных распоряжений руководства.
4.5. Заведующий канцелярией несет ответственность за правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.
4.6. Заведующий канцелярией несет ответственность за причинение материального ущерба организации (предприятию/учреждению) в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.
4.7. Заведующий канцелярией несет ответственность за неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.