| Інструкція для посади "Завідувач канцелярії", представлена на сайті www.borovik.com, відповідає вимогам документу - "ДОВІДНИК кваліфікаційних характеристик професій працівників. Випуск 1. Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності", що затверджен наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29 грудня 2004 р. N 336. Статус документа - 'діючий'. | |
Передмова до посадової інструкції
0.1. Документ набирає в чинності з моменту затвердження.
0.2. Розробник документу: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.
0.3. Документ узгоджений: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.
0.4. Періодична перевірка даного документу здійснюється з інтервалом, що не перевищує 3 роки.
1. Загальні положення
1.1. Посада "Завідувач канцелярії" відноситься до категорії "Керівники".
1.2. Кваліфікаційні вимоги - базова або неповна вища освіта відповідного напряму підготовки (бакалавр або молодший спеціаліст). Стаж роботи у службі діловодства - не менше 1 року.
1.3. Знає та застосовує у діяльності:
- постанови, розпорядження, накази, інші керівні та нормативні документи органів вищого рівня, що стосуються організації діловодства;
- державну систему діловодства;
- стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації;
- структуру підприємства, установи, організації;
- організацію діловодства;
- порядок складання номенклатури справ, описів справ постійного і тимчасового зберігання, встановленої звітності, строки та порядок передачі справ до архіву;
- схеми документообігу;
- порядок розроблення номенклатури справ, описів справ постійного і тимчасового зберігання, встановленої звітності;
- строки та порядок здавання справ до архіву;
- системи організації контролю за виконанням документів;
- організаційну техніку та інші технічні засоби управлінської праці;
- основи економіки, організації виробництва, праці та управління;
- основи трудового законодавства.
1.4. Завідувач канцелярії призначається на посаду та звільняється з посади наказом по організації (підприємству/організації).
1.5. Завідувач канцелярії підпорядковується безпосередньо _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .
1.6. Завідувач канцелярії керує роботою _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .
1.7. Завідувач канцелярії під час відсутності, заміщається особою, призначеною в установленому порядку, яка набуває відповідних прав і несе відповідальність за належне виконання покладених на нього обов'язків.
2. Характеристика робіт, завдання та посадові обов'язки
2.1. Організовує роботу канцелярії.
2.2. Забезпечує своєчасне оброблення кореспонденції, що надходить та відправляється, її доставляння за призначенням.
2.3. Здійснює контроль за строками виконання документів та їх правильним оформленням.
2.4. Організовує роботу з реєстрації, обліку, зберігання та передавання до відповідних структурних підрозділів документів поточного діловодства, у тому числі наказів і розпоряджень керівництва, з формування справ та їх здавання на зберігання.
2.5. Розроблює інструкції з ведення діловодства на підприємстві, в установі, організації та організовує їх впровадження.
2.6. Вживає заходів щодо забезпечення працівників служби діловодства необхідними інструктивними та довідковими матеріалами, а також інвентарем, обладнанням, оргтехнікою, технічними засобами управлінської праці.
2.7. Здійснює методичне керівництво організацією діловодства у підрозділах, контроль за правильним формуванням, зберіганням та своєчасним здаванням справ до архіву, підготування довідок про додержання строків виконання документів.
2.8. Забезпечує друкування та розмножування службових документів.
2.9. Бере участь у підготовці скликаних керівництвом нарад, організовує їх технічне обслуговування, оформлює документи на відрядження, реєструє працівників, які прибувають у відрядження на підприємство, в установу, організацію.
2.10. Керує працівниками канцелярії.
2.11. Знає, розуміє і застосовує діючі нормативні документи, що стосуються його діяльності.
2.12. Знає і виконує вимоги нормативних актів про охорону праці та навколишнього середовища, дотримується норм, методів і прийомів безпечного виконання робіт.
3. Права
3.1. Завідувач канцелярії має право вживати дії для запобігання та усунення випадків будь-яких порушень або невідповідностей.
3.2. Завідувач канцелярії має право отримувати всі передбачені законодавством соціальні гарантії.
3.3. Завідувач канцелярії має право вимагати сприяння у виконанні своїх посадових обов'язків і здійсненні прав.
3.4. Завідувач канцелярії має право вимагати створення організаційно-технічних умов, необхідних для виконання посадових обов'язків та надання необхідного обладнання та інвентарю.
3.5. Завідувач канцелярії має право знайомитися з проектами документів, що стосуються його діяльності.
3.6. Завідувач канцелярії має право запитувати і отримувати документи, матеріали та інформацію, необхідні для виконання своїх посадових обов'язків і розпоряджень керівництва.
3.7. Завідувач канцелярії має право підвищувати свою професійну кваліфікацію.
3.8. Завідувач канцелярії має право повідомляти про виявлені в процесі своєї діяльності порушення і невідповідності і вносити пропозиції щодо їх усунення.
3.9. Завідувач канцелярії має право ознайомлюватися з документами, що визначають права та обов'язки за займаною посадою, критерії оцінки якості виконання посадових обов'язків.
4. Відповідальність
4.1. Завідувач канцелярії несе відповідальність за невиконання або несвоєчасне виконання покладених цією посадовою інструкцією обов`язків та (або) невикористання наданих прав.
4.2. Завідувач канцелярії несе відповідальність за недотримання правил внутрішнього трудового розпорядку, охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.
4.3. Завідувач канцелярії несе відповідальність за розголошення інформації про організацію (підприємство/установу), що відноситься до комерційної таємниці.
4.4. Завідувач канцелярії несе відповідальність за невиконання або неналежне виконання вимог внутрішніх нормативних документів організації (підприємства/установи) та законних розпоряджень керівництва.
4.5. Завідувач канцелярії несе відповідальність за правопорушення, скоєні в процесі своєї діяльності, в межах, встановлених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством.
4.6. Завідувач канцелярії несе відповідальність за завдання матеріального збитку організації (підприємству/установі) в межах, встановлених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством.
4.7. Завідувач канцелярії несе відповідальність за неправомірне використання наданих службових повноважень, а також використання їх в особистих цілях.